Sam.ai

Wer ist verantwortlich?

Samara AG (Kontakt: [Name, E-Mail der verantwortlichen Person eintragen]).

Wozu dient Sam.ai?

Sam.ai ist ein KI-Assistent, der Fragen aus freigegebenen internen Unterlagen beantwortet und die Fundstellen nennt. Er kann Fehler machen; wichtige Angaben bitte im Originaldokument prüfen. Zwecke: Beantwortung von Fachfragen, Betrieb und Fehlerbehebung, Kostenkontrolle und Verbesserung der Antwortqualität.

Was wird gespeichert?

• Ihre Fragen, die Antworten, die verwendeten Fundstellen und Zeitstempel (Ihr Gesprächsverlauf).
• Technische Angaben pro Anfrage: verbrauchte Tokens, Kosten, Antwortzeit.
• Ihr Feedback (Daumen hoch/runter, Kommentar) mit einer Kopie der betreffenden Frage und Antwort.
• Das Ergebnis der Fachprüfung zu einer Antwort (bestätigt oder korrigiert, mit der Korrektur).
• Ihr Konto: Name, E-Mail-Adresse, Rolle.
• Anmeldung: Ihr Passwort nur als nicht umkehrbarer Hash (für niemanden lesbar), dazu ein Anmeldeprotokoll mit Zeitpunkt und IP-Adresse.

Eingaben und Antworten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Wer sieht was?

• Ihren Gesprächsverlauf sehen nur Sie. Sie können Gespräche jederzeit selbst löschen.
• Zur Qualitätssicherung prüfen dafür bestimmte Personen der Samara AG (Fachprüfung) die Antworten von Sam.ai. Sie sehen Frage, Antwort und Fundstellen, aber nicht, wer gefragt hat. Das Ergebnis (bestätigt oder korrigiert) erscheint bei Ihrer Antwort. Bitte schreiben Sie deshalb keine Personendaten oder vertraulichen Angaben zu Dritten in Ihre Fragen.
• Administratorinnen und Administratoren sehen Feedback-Kopien (mit Frage und Antwort) und Nutzung nur als Tagessummen ohne Personenbezug. Es gibt keine Auswertung einzelner Personen und keine Leistungskontrolle.
• Die technische Administration der Datenbank hat Zugriff zur Störungsbehebung; solche Zugriffe sind auf diesen Zweck beschränkt und werden dokumentiert.

Wer verarbeitet die Daten, und wo?

• Sprachmodell: Infomaniak Network SA, Genf (Verarbeitung in der Schweiz; keine dauerhafte Speicherung der Inhalte).
• Datenbank: Supabase (Daten in Zürich, Anbieter mit Sitz in den USA, Vertrag mit Standardvertragsklauseln und Swiss Addendum).
• App-Server: Vercel (Ausführung in Frankfurt, Anbieter mit Sitz in den USA, Vertrag mit Standardvertragsklauseln).
• Wetterfragen: Sam.ai schickt nur den Ortsnamen an die Ortssuche von swisstopo (Bundesamt für Landestopografie) und die Koordinaten an den Wetterdienst MET Norway (Norwegisches Meteorologisches Institut), keine Personendaten und nicht die Frage selbst.
• E-Mail-Versand für Einladungen und Passwort-Links: [Anbieter eintragen, z. B. Infomaniak Mail; ohne eigenen Mailserver verschickt Supabase].

[Liste vor Inbetriebnahme an die tatsächlich gewählten Anbieter anpassen.]

Wie lange?

Gespräche 12 Monate, Feedback-Kopien 6 Monate, Nutzungsangaben 12 Monate (danach nur noch Tagessummen). Mit einem Gespräch werden auch die Prüfergebnisse seiner Antworten gelöscht. [Fristen vor Inbetriebnahme bestätigen.]

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenherausgabe (Art. 25 ff. DSG). Anfragen an die oben genannte Kontaktadresse werden innert 30 Tagen beantwortet.